非技術者が実践！
Microsoft Power Automateを使った
営業業務改善

私は営業活動において顧客への業務改善提案を行ってきましたが、一方で、自らの抱えるルーチンワークや定型業務を改善しようと思いつつも、既存の社内システムに依存し、なかなか改善できない状況が続いていました。
そんな私が、このままではいけない！と奮起し、個々の業務改善を進めるために簡単に利用できるツールとして使い始めたのがMicrosoft Power Automateを利用したRPA（Robotic Process Automation）です。
Power Automateはローコードツールであり、プログラミング言語とは無縁の方でも簡単に扱うことができます。

本記事は、これからRPAを使って業務改善してみたい方、Power Automateのフロー作成に苦労している方の手助けになればと思い、自身の経験を元に書いてみました。
なお、本記事は2023年12月時点の仕様を元に作成しています。Power Automateおよび関連アプリケーションの最新仕様については、サービス提供元の公式情報をご確認ください。

• 1.
  Power Automateとは
• 2.
  利用条件
• 3.
  Power Automateを使ってノーコードでフローを作ってみる
• 4.
  フロー作成応用1（機能を活用する）
• 5.
  フロー作成応用2（コードを少し使ってみる）
• 6.
  課題
• 7.
  今後

Power Automateの特長について、Microsoft社サイトで次のように記載されています。

• ローコードと AI を利用した包括的なエンドツーエンドのクラウド自動化プラットフォーム。
• AI とデジタルおよびロボティック プロセス オートメーションにより、ほぼ無制限のシステム、デスクトップ アプリ、Web サイト全体を自動化できます。

Power Automateは、イベント発生をトリガーにフローを自動実行することで、人手をかけずにスピーディーかつ正確にタスクを処理することが可能です。いわゆるRPA（Robotic Process Automation）の機能を有します。

利用イメージ

利用例）

• 定型フォームへ入力した内容を、メールやチャットで自動送信する。
• 特定の相手から受信したメールを、分類して管理表へ自動入力する。
• 毎月1日の朝10時になったら、リマインドと作業マニュアルが届く。

• 
  RPA導入のメリット

• 定型作業を自動化　⇒　やりたい業務に注力できる
• 人の作業量の軽減　⇒　人為ミス（誤送信など）による不意の事故を防止できる
• フローの可視化　　⇒　フローを横展開し、組織全体の業務を効率化できる

Power Automateの利用条件は次のとおりです。Microsoft 365をすでに導入している企業であれば、コストをかけずに利用できる可能性が高いため、自社環境を確認してみてください。

それではさっそく、Power Automateで簡単なフローを作ってみましょう。
今回は、Formsに入力した情報をメール送信するフローを作成してみます。

まずはPower Automateを立ち上げます。
Microsoft365トップページから次のようにアクセスします。

• ※
  アプリ欄でPower Automateが見つからない場合は、「その他のアプリ」をクリックして探します。

次に、Power Automateでフローを作成します。①～④のような流れになります。

• ①
  Formsアプリでフォーム作成
• ②
  Power Automateでフローを作成
• ③
  フロー作成ページでフローを作り込む
• ④
  フロー保存、フロー開始、テスト

① 先にFormsアプリでフォームを作成する

本事例では次のフォーム名とします。
フォーム名：【サンプル】イベント参加表明フォーム

② Power Automateでフローを作成する

「作成」→「一から作成」→「自動化したクラウド フロー」と進めていきます。

本事例では下記の設定としました。

項目	内容	備考
フロー名	イベント参加表明	命名設定は任意
トリガー	Microsoft Forms　新しい応答が送信される時

③ フロー作成ページでフローを作り込む

次のようにフローを作り込んでいきます。

キャプチャ画面統一のため、本事例では右上の「新しいデザイナー」をON→OFFにして作成を進めます。
「新しいデザイナー」ONのままでフロー作成していただいても問題ありません。

「フォームID」を確定させます。確定方法は次のいずれかとなります。

項目	内容	備考
フォーム名選択	一覧表示されるフォーム名から選択	一覧にない場合はカスタム値指定
or
カスタム値指定	Forms URLから一部を入力	入力方法は次（参考）を参照

（参考）カスタム値に指定するURLについて
Formsアプリのフォーム作成ページのURLのうち、「design&id=」より右側を指します。

https://forms.office.com/Pages/DesignPageV2.aspx?origin=NeoPortalPage&subpage=design&id=これ以降を切り取る

本事例では、「design&id=」の後に続く「xrUe9～（末尾まで）」が該当します。

「新しいステップ」をクリックし、フローの作り込みを進めます。

項目	内容
コネクタ	Microsoft Forms

項目	内容
アクション	応答の詳細を取得する

項目	内容	備考
フォームID	上述と同様の指定をする	フォーム名選択orカスタム値指定
応答ID	応答ID ※動的なコンテンツから指定	応答ID欄をクリックすると 「動的なコンテンツ」が出現する

フロー全体図で見ると、本事例は下図のように作り込んでいきます。
「終了」ステップは終了明示のためとなり、必ずしも作る必要はありません。

ここまでフローを作成できたら次を進めます。

④ フロー保存、フロー開始、テスト

ここまで完了したら、フローを保存してテストしてみましょう。

【フローの保存】
次の手順を進めてフローを保存します。

手順	備考
右上の「保存」をクリック	エラー時は保存不可
↓
次の表示を確認 「フローを開始する準備ができました。テストすることをお勧めします。」	緑色で表示
↓
作成したフロー名をクリックし、画面遷移	本事例は「イベント参加表明」

【フロー開始】
下図のページへ遷移後、下記を確認します。

確認項目	状態
所有者	自身のアカウントである
状況	オン（＝フローが作動中）
接続（＝コネクタ）	必要なアプリケーションが表示されている
	アプリケーションが自身のアカウントで認証されている

【テスト】
Formsを入力・送信し、メールを受信できることを確認します。

Formsに必要事項を入力、送信ボタンを押す

メールが受信できることを確認

Power Automateの実行履歴が「成功」となっていることを確認

これでフロー作成は完了です。

前項までは、Power Automateの内容と作り方について紹介しました。
この項では、私が活用している便利な機能をご紹介します。

【フロー基本構成】
まずはPower Automateで作るフローの基本構成をつかみます。
フローは下図の流れで作成します。

【既設フローの活用】
前項では、フローを「一から開始する」で作成しましたが、次のようにテンプレートやパッケージを活用することが可能です。

【活用例】
1項の利用イメージに加え、私がフロー作成で活用した機能を4つ紹介します。

① Microsoft 365に登録済みの社員情報を活用する

活用できる情報

• 所属会社名
• 部署名
• 表示名（姓+名）
• 役職
• 電話番号
• ニックネーム　　など

• ※
  くれぐれもプライバシーにご配慮ください。

② 自分宛にTeamsで通知する

• 機能：
  特定の情報を自身のTeams宛に通知する
• 活用例：
  ワンタイムパスワードなど、特定のメールをTeamsへ転送させる。

  • ※
    自身を投稿者にすると自身宛のメンションは機能しませんが、フローボットを投稿者とすることでメンションも利用可能です。

フローボットから通知させる場合

項目	内容
コネクタ	Microsoft Teams
アクション	チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する
投稿者	フローボット
投稿先	Chat with Flow bot
Recipient	自身のメールアドレス
Message	チャットで伝えたい内容を自由記載 動的なコンテンツから指定するなど

（参考）メンション機能を利用したい場合は、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」の手前で次のアクションが必要です。

項目	内容
コネクタ	Microsoft Teams
アクション	ユーザーの@mentionトークンを取得する
ユーザー	自身のメールアドレス
注意！	「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」フローのMessage欄で、動的なコンテンツ「@mention」を指定すること

③ トリガーの内容を元にフローを分岐させる

• 機能：
  フローチャート図の「判断」にあたる部分を自動化する
• 活用例：
  顧客のお問い合わせ内容にあるワードから依頼先を自動判別し、内容を転送する

  • ※
    顧客向けお問い合わせフォームと連携することで問い合わせの選別業務の削減を図る

項目	内容	備考
コネクタ	コントロール
アクション	条件	はい/いいえで分岐させる場合
	スイッチ	特定ワードの有無で分岐させる場合

④ ファイルを送る

• 機能：
  ファイルをメールなどに添付して送付する
• 活用例：
  ファイルをFormsにアップロードすると、メールで自動送信する

• 
  注意！
  ファイルをFormsへアップロードすると、OneDriveのフォルダーに格納されます。
  ファイルをOutlookやTeamsに添付する際はOneDriveに取りに行くことになりますが、元のファイル名が書き換わっており、そのままでは活用できません。

  • ※
    ファイル名に"アップロード者の姓名（かな表記）"が書き加えられます。
    そのため、次の方法で活用します。

活用方法：

【前提】OneDriveの格納場所について
「【サンプル】イベント参加フォーム」というフォーム名にアップロードしたファイルは、
下記のフォルダーへ格納されます。

自分のファイル > アプリ > Microsoft Forms > 【サンプル】イベント参加フォーム > 質問

1. アップロードしたファイルを特定する

項目	内容
コネクタ	OneDrive for Business
アクション	フォルダー内のファイルの検索
検索クエリ	ファイル名を記載（拡張子は不要） ※事例は「テスト.pptx」の「テスト」を記載
フォルダー	OneDriveのフォルダー名を記載
ファイル検索モード	Pattern

2. ファイル名から姓名（かな表記）を削る

項目	内容
コネクタ	OneDrive for Business
アクション	パスを使用したファイルの移動または名前変更
注意！	ここで「Apply to each」が出現 気にせず進める
以前の手順から出力を選択	本文　※動的コンテンツから指定
ファイルパス	パス　※動的コンテンツから指定
対象のファイルのパス	任意のOneDrive上のパス/ファイル名+拡張子
上書きする	はい ※同一フォルダーに同じファイル名が乱立することを避けるため ※「いいえ」の場合は削除フローが別途必要

事例における「対象ファイルのパス」：
/アプリ/Microsoft Forms/【サンプル】イベント参加フォーム/質問/テスト.pptx

5. フローを実行し、「ファイル名が変更できていること」「メールが送信されていること」が確認できれば完了です。

（参考）不要ファイルを削除する方法
Formsにアップロードしたファイルは、OneDriveに残り続けるので、定期的に削除することをお奨めします。
特に、手順2で「上書きする：いいえ」を選択した場合はフォルダー内に同じ名前のファイル名が共存できず、フローが回らない可能性があります。

フローを実行すると下図のようにファイルが削除されます。

• 
  注意！

テストを実施したところ、「Recurrence」（繰り返し）トリガーが定刻に発動しない場合があります。開始時刻がグリニッジ標準時（協定世界時、UTC）となっている可能性が高いため、時間を調整することで希望時間にトリガーが発動するようにします。