テレワークの壁、紙の請求書。
電子請求書の導入で業務は楽になる？！
テレワーク化が難しいとされる経理部門。たとえ社外から経理システムにアクセスできるようになっても、紙の請求書がある限り出社する必要があります。そこで今回は、電子請求書システムにより業務がどのように楽になるのか、そのメリットをお知らせします。
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テレワークで加速する電子請求・経理処理
社会的な背景から事業規模の大小に関わらず、半ば強制的にテレワークへの移行が促されてからはや1年余。テレワークを後押しするソリューション等の開発が急ピッチで進められた結果、当初はテレワーク化が難しいとされていた管理部門においてもテレワークが予想を超えたスピードで進展しています。実際に、厚生労働省による「テレワークの労務管理等に関する実態調査」では、事務職（人事、労務、総務、経理等）のテレワーク実施状況は、2019年12月頃の5.6%から2020年7月時点では30.3%と大幅な増加を遂げています。
今回は、その中でも経理部門での割合を押し上げることに貢献したと言われている「電子請求書」について取り上げます。
電子請求書とは
そもそも「電子請求書」は、メール送付やクラウドサーバを介したやりとりなどできるよう、従来の紙の請求書をなんらかの方法で電子データ化したものを指します。電子データ化する方法はいくつかありますので、以下にまとめてみます。
電子請求書の種類
● 紙の請求書を作成してから電子化
これまで通り、まず紙の請求書を作成してから、スマートフォンで写真を撮ったり、オフィスの複合機でスキャンしたりして電子化する方法です。「この内容で請求書をお送りしてよろしいでしょうか？」などの確認や、自己の簡易控えなどに利用しているケースもあるのでしょうか。
● ビジネスソフトで作成した書類を直接電子化
例えばMicrosoft社のWordやExcelなどでは、作成した書類を直接PDFなどの電子書類に変換することができます。PDFを始めとする電子書類では修正や改ざんを防ぐ一定のセキュリティ機能が用意されていますから、安全性もある程度担保されていると言えます。
● 電子請求書専用のアプリケーションで電子化
最近では、PCによる電子署名やセキュリティ専門会社による電子証明書により、なりすましや改ざんを防止する電子請求書を作成できる、電子請求書作成を専門とするアプリケーションも登場しています。これらを活用すれば、非常に信頼性の高い電子請求書を作成することができます。
電子請求書は法律的に問題ない
しかし、請求書は企業間で金銭をやりとりする重要な書類です。今まで通りの取引が行えなくなってしまえば、自社の存続の可否にも直結しかねません。そんな中、果たして安易に電子化してしまって良いのでしょうか。何より、「手触りのある」請求書が届かないことに精神的に不安を覚える方も多いのではないかと想像できます。
ところで、国が法律を改正し電子請求書の普及を後押ししていることはご存知でしょうか。
2020年電子帳簿保存法が改正され押印のデジタル化も可能
「電子帳簿保存法」は、高度情報化・ペーパーレス化が進展するなかで、帳簿書類の電磁的記録を容認するための措置を講ずることを目的とし、平成10年度税制改正の一環として創設されました。その後、平成17年には原本が紙の国税関係書類についてもスキャナ保存が容認され、平成27年にはスキャナ保存の要件が緩和、続く平成28年にはスマートフォンの利用が容認されました。
そして令和元年には、市販のソフトウェアを利用する際の申請の簡素化、過去分の重要書類の電子化、定期検査の頻度緩和などの改正が実施されました。
つまり、一定の要件さえ満たせば、不意の税務調査が入った場合などにも十分対応可能となるような法整備が整ったと言えるでしょう。
毎月の経理・請求書処理3つの課題【支払側】
とは言え、請求書の発行・受領は取引先あってのことですから、自社のメリットのみで電子請求書を導入することは困難でしょう。現在、自社および取引先が抱えている課題およびメリットをしっかり説明し、お互いWin-Winの関係で電子請求書を導入できるよう、主にテレワークを想定した課題およびメリットを参考として以下にまとめました。
経理処理が紙のため、テレワーク移行ができない
管理部門の悩みとして、「数の暴力」があります。ひとつひとつは負担の軽い業務でも、数が増えると作業量は指数関数的に増加します。続々と到着する請求書を開封し、社内のしかるべきところにファイリングするだけでも相当な時間と業務量、工数を取られます。これらがテレワークに移行できない一因ともなりかねません。
バラバラとくる請求書の対応が煩雑になる
「郵便物の配達日が予測できない」も悩みのひとつです。各社により請求日はまちまちで、それぞれ振り込み期限も異なっていますから、交代で部内の誰かが出社し、必要に応じて社内処理または、銀行に出向いて支払処理を行っている企業も多いのではないでしょうか。
拠点間や部門間で発生していた紙の請求書受け渡しが大変
拠点や部門にまたがった紙ベースの請求書の受け渡しも大変です。最終の請求金額や納品日を確認するため、現場に請求書が届くよう社内ルールを定めている企業も多いでしょう。通常であれば自社ビル内で受け渡しできた紙の請求書も、現状では転送などが必要となる場合もあります。
毎月の経理・請求書処理3つの課題【請求側】
テレワークへの対応による課題は請求側でも発生することが想定されます。代表的なものを以下にあげます。
請求書発行までのタイムラグが増加
請求書の発行には、客先の担当者による確認・承認のほか、上長の承認、管理部門の承認などさまざまな過程が必要となります。従来のワークフローであればメールのCC（同報メール）などでの対応も可能でしたが、出勤日が限られる、欠勤日にはメールを閲覧できない、などで遅延が発生します。
請求書受領の確認が困難
テレワークの進展により出社する人数が減少すると、請求書の郵送にも不具合が起こります。普段であれば確実に担当者へと到着していた郵便物も、普段とは違う場所に放置されていたり、他部署に転送されていたりなどの事態が発生し得ます。実際の振り込み日まで気が付かないこともあるでしょう。
複数の記録を残す必要がある
テレワークにより増加する業務の代表として「引き継ぎ業務の増加」があります。管理部門では、従来は不要だった請求までの進捗、請求書発送の記録などを複数残す必要があるでしょう。繰り返しますが、これらは単独ではそれほどの業務負担とはなりませんが、集まると「数の暴力」となり得ます。
電子請求書を導入する3つのメリット【支払側】
では、メリットについてもまとめてみましょう。まずは支払い側から。
リモートワーク環境に対応
電子化によるメリットの最も大きな点は、「データの共有」にあります。請求書を電子化することにより、WEB上での確認が可能となるため、管理部門だけでなく、社内の他部署との情報共有も可能となります。セキュリティ上の課題を克服すれば、テレワーク実施時に社外からのアクセスも可能となるでしょう。
支払作業の削減
支払業務の削減も期待できます。サービスによっては自社の会計システムと連携し、自社ルールに沿った勘定科目に応じて自動仕訳が可能なものもあります。また、サービスを提供する事業者が事前に立替払いを行うことにより、利用者の支払処理を月に一度に集約できるようなサービスもあります。
事業集計の向上
電子化のもうひとつの利点は、「検索性の向上」です。ある条件に合致する支払いを簡単に検索したり、抽出したりできるようになります。例えば利益率が低い案件の利益率を向上したり、不要な経費支出を抽出し削減したりなどに役立てることができるでしょう。
電子請求書を導入する3つのメリット【請求側】
もちろん、請求側にもメリットはあります。請求した金額が確実に振り込まれるかは事業継続性に直結する問題ですから、以下はかなり有力な訴求ポイントとなるでしょう。
即座に請求書を発行できる
紙の請求書を郵送するには、少なく見積もっても1日のタイムラグが発生します。その点、電子請求書では即座に送信・着信することができます。さらに電子メールの開封確認機能、専用システムのステータス確認機能などを活用すれば、現在の請求状況をいつでも確認することができます。
情報共有が容易
電子化により、請求書情報の情報共有も可能となります。請求書の写しを再送信したり、クラウド上の電子請求書を共有したりできるため、請求に関する煩雑な連絡作業から解放され、紙の請求書よりも柔軟で迅速な請求業務が実現できる可能性があります。
ペーパーレス化が実現
また、SDGsの指針が採択された現在、ペーパーレス化が達成できることも大きなメリットです。これは請求側だけでなく支払い側にも共通することですが、電子化により請求書のプリントアウトが不要となるばかりではなく、押印や発送などの周辺業務も不要となります。
電子請求書システムを導入するときの注意点・ポイント
良いこと尽くめにも思える電子請求書ですが、特に電子請求書については、成功裏に導入を進めるためいくつかの注意点・ポイントがあります。
セキュリティ対策を意識
電子請求書システムの導入に不可欠な事柄が、「社外からもアクセスできること」です。社外からのアクセスを可能にする以上、第三者による不正アクセスを防止する必要がありますから、安全・安心なサービスの選択、また接続環境の確保は同時に考慮するべきでしょう。
自社会計システムと連携できるか
それなりの労力・費用をかけて電子請求書システムを導入するのですから、自社の会計システムと連携できるかは必ず確認しておきましょう。直接連携できない場合でもCSVデータなどで簡単に連携できる場合もあります。十分に吟味することをお勧めします。
取引会社の理解が得られるか
どのような業種においても「お客様あっての商売」ですから、どんなに優れたサービスと言えども取引相手の納得なくしては導入できません。動作環境、利用料金、契約期間など、お互いに納得のいくようなサービスを選択しましょう。
テレワーク環境にも対応、トップクルーズで働き方改革
NTTPCの「トップクルーズ」は、バラバラに届く通信各社や電気・ガスなどの公共料金の請求書を、クラウド上で1枚の電子データにおまとめする電子請求書サービスです。通信事業者だからこそわかる経験と知識を生かし、支払処理を行う現場の皆さんをサポートします。
通信会社の請求データが電子化されることで集計・加工がすぐにできるため、支店別の通信費や回線番号が「見える化」され、通信環境の適正化はもちろん、経費の無駄がすぐわかります。また、通信会社によって異なる「請求明細」を、自社ルールに沿った「通信費」「国際通信費」「業務委託費」「交際費」「消費税」など、「勘定科目単位」へ自動仕訳けします。
さらに、トップクルーズが通信会社から請求される通信料金の立替払いを行うため、経理処理は月に一度でOK。いちいち封書が届くたびに開封する必要も、納付書を持って銀行へ行く必要もなく、従来の経理業務をグンと短くできます。
電子請求書への「最初の一歩」としておすすめです。
まとめ
今回は、テレワークが難しいとされている管理部門における救世主となるかもしれない「電子請求書」について紹介しました。電子請求書の導入により、現状で限界だと考えていたテレワークの進展を図ることができるかもしれません。
今までの業務環境を変えることなく、さらに効率を向上するためにも、電子請求書システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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