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不審なメールを受信した際は、まず差出人のメールアドレスをチェックしましょう。
ふだん届かないような相手先からのメールは疑ってかかることが大切です。

また、実在する社員や取引先のメールアドレスと類似していても、受信者の目をあざむくため、小文字の「l（エル）」の代わりに大文字の「I（アイ）」、数字の「1」などが使われることもあります。

多くの場合、迷惑メールの送信者は送り先のメールアドレス以外の情報は把握していません。
ビジネスメールの場合、通常は送り先の宛先をメールの先頭に記載するのが慣例です。
宛先が「メールアドレス＋様」とメールアドレスだけだったり、「拝啓」の後に何も書かれていなかったりする場合には迷惑メールである可能性が高まります。

事前に個人情報が漏えいしており、実在する個人名・役職・メールアドレスをそのまま利用した迷惑メールを受信した事例もあるため、メールアドレスや宛先だけで迷惑メールかどうかを判断することは危険です。
よく見ると漢字が中国語のものになっている、適切な敬語が使われていないなど、文面の日本語に違和感がないか、また不自然な改行がされていないかなども確認しましょう。

近年、迷惑メールの手口が巧妙化し、知名度の高い企業や団体の文面を模倣した事例も増えてきています。心当たりのないメールが届いた場合は、企業や団体の公式ページで注意喚起がされていないかチェックすると安心です。
また、異常を感じた場合にはただちに返信せず、まずはセキュリティ担当者に確認することも大切です。

大手銀行になりすまし、契約者番号やパスワード、さらには第2暗証番号を盗むフィッシング詐欺が増加しています。

2011年12月には、「ワンタイムパスワードの導入」を口実にして、個人情報の入力を求めた事例が発生しました。
フィッシングメールのリンク先には、本物の銀行と見分けがつきにくいページが用意され、入力された情報を詐欺業者に送信する仕掛けが施されていました。

受信したメールの内容をよく確認し、安易に第２暗証番号を入力しないようにすることが大切です。

2017年12月には、日本の大手航空会社が迷惑メールを通じ、多額の「振り込め詐欺」に遭っていた事例が報告されています。この事例では、まず航空機のリース先の金融機関の従業員にフィッシングメールを送り、メールアドレス、氏名、肩書などを盗み出しました。

その後、盗んだ担当者のメールアドレスから経理担当者宛てに「支払い口座の変更」を連絡し、結果として3億6000万円を騙し取られました。
手口が巧妙だったため経理担当者はすぐには詐欺には気づかず、翌月本物の金融機関から督促が届いたことでようやく被害が発覚したといいます。

社内で情報セキュリティ教育を徹底し、標的型メール訓練を行っていたとしてもまだまだ安心できません。

2019年8月20日には、官公庁の地方整備局の外部委託先が標的型メールを開封したことで情報漏えいが発生した事例があります。この事例では、電気通信施設の保守・点検に関する業務用の資料が計6点、外部に流出した疑いが持たれています。標的型メールはターゲットを直接狙うだけでなく、関連会社や外部委託先を狙う事例があることにも注意を向けましょう。

まずはメールサーバーでメールを受信し、それからメールソフト側でメールにアクセスするのが、E-mailの仕組みです。メールサーバー側でフィルタリング設定をしておけば、スパムメールがユーザー側の目にふれる前の段階で遮断することができます。

パソコン、スマートフォンを問わず、フィルタリング設定は無料のオプションサービスとして利用できる場合がほとんどですから、適切に設定しておくことをお勧めします。
また、自動で迷惑メールをフィルタリングするサービスを備えたソリューションも存在します。

メールソフトの迷惑メールフィルタを設定することで、スパムメールを減少させることもできます。
迷惑メールフィルタには、カテゴリ分けを行って特定のものを排除するものと、件名や送信者名に特定の文字列を含むものを排除設定するものがあります。
設定後にはスパムメールと判断されたメールは自動的に迷惑メールフォルダへ移動され、受信トレイには必要なメールだけ残るため、スパムメールを効率的に排除できます。

さらに迷惑メールを減少させたい場合には、受信を許可するホワイトリストや、逆に受信を拒否するブラックリストを設定しましょう。

社員や取引先など、メールを送受信する相手が限定されている場合は、ホワイトリスト方式を採用して受信アドレスを指定することで、確実にスパムメールを遮断できます。
ブラックリストを指定して受信を拒否することもできますが、詐欺業者はメールアドレスを頻繁に変更するため、定期的にリストの設定変更が必要となります。

スパムメールがメールソフトに残ったままの状態にしならないよう、迷惑メールフォルダは定期的に空にしましょう。スパムメールを放置していた場合、なにかの拍子にURLや添付ファイルを開いてしまい、被害を受ける恐れあるためです。

迷惑メールフォルダのメールを自動で削除するオプションサービスがある場合には、そうした機能を設定してくことで被害を未然に防ぐことができます。

リンク先のWebサイトにアクセスしたり、添付ファイルを開いたりすると、悪意のあるウイルスやマルウェアに感染するリスクがあります。
実在する金融機関やショッピングサイトを装うフィッシングメールも存在するため、本文中のURLをクリックするときや添付ファイルを開く前に、必ず送信元を確認する習慣をつけましょう。 特に拡張子が「.exe」などの実行形式となっている添付ファイルは危険ですので、安易にダブルクリックすることは避けましょう。

上記のような対策を講じてもスパムメールが減らない場合には、セキュリティソフトを導入するのが効果的です。
セキュリティソフトには、スパムメールを自動で検出する「アンチスパム機能」が付属しているものがあります。
アンチスパム機能は、サンプルデータをもとに受信したメールの全体を評価してスパムメールでないかを判断する機能です。
また、送信元のサーバーを確認し、IPアドレスがブラックリストに登録されていないかの判断も行います。
アンチスパム機能を導入することで、悪質なスパムメールだけでなく、フィッシングメールの脅威を排除できます。

ウイルスやマルウェアに感染した恐れがある場合は、コンピューターを社内LANから隔離する必要があります。
端末が有線LANで社内ネットワークと接続している場合は、ただちに通信ケーブルをコンピューターから外しましょう。また、無線LANで社内ネットワークと接続している場合には、端末のワイヤレス機能をオフにしましょう。

コンピューターを社内LANから切り離したら、ただちにセキュリティソフトを起動し、ウイルスやマルウェアに感染していないかスキャンを実施します。

ウイルスが検出された場合は、セキュリティソフトの指示および社内の情報セキュリティマニュアルに従い対処しましょう。セキュリティソフトの性能によっては、添付ファイルを開いた時点で駆除が完了している場合もあります。