イントラネットとは？ 初心者向けにわかりやすく解説
インターネットと混同しやすい「イントラネット（intranet）」という言葉。人によっては、最近聞かない、古い用語や死語といった印象をお持ちかもしれません。今回のコラムでは、イントラネットの詳細について初心者にも分かりやすく説明します。
イントラネットとは
「『イントラネット（intranet）』というワードを耳にしたことはおありでしょうか。『イントラネット』は『インターネット』をドイツ語読みしたもので、両者は本質的には同じものです」―――などと説明されたら、一瞬本気で信じてしまいそうです。が、両者は実際には全く別のモノですのでご注意ください。
「イントラネット」の「intra」という接頭語は「内部の」という意味を持つため、「イントラネット」は直訳すれば「内部のネットワーク」となります。より具体的には「企業内ネットワーク」を指し、短縮して「イントラ」と呼ばれることもあります。
一方、「インターネット」の「inter」という接頭語も同様に「内部の」という意味を持つため混乱しがちですが、こちらはむしろ「相互の」という意味が強いため、「（コンピュータどうしが）相互（に接続された世界規模の）ネットワーク」ととらえておけばよいでしょう。
イントラネットの仕組み
イントラネットは、インターネットと同じ「TCP / IP」というプロトコル（通信規格）を企業内ネットワークに適用したものです。
同じプロトコルを使用しているため、インターネットを利用する時と同じようにWebブラウザやメールアプリケーションを利用できるという仕組みです。
イントラネットの特長
イントラネットの特長として、インターネットで使用されている技術を流用しているため構築が容易であるという点があげられます。そのため、比較的低コスト、短期間での導入が可能です。また、前述のとおり利用には既存のWebブラウザやメールアプリケーションを使用するため、特別な操作を必要とする社内システムと比較して従業員の利用へのハードルが低いというメリットもあります。
そして、イントラネットの利用者は社内の人間に限定されるため、掲載した情報が世界中に公開されるインターネットと違い、社外秘などの情報を取り扱うことができます。
イントラネットの代表的な用途
これらの仕組みや特長から、イントラネットは様々な用途で使用されます。ここでは、代表的な用途を3つ紹介します。
グループウェア
「グループウェア」は、社内での情報共有を目的としたツール群の総称です。業務スケジュールや進捗の管理、ファイルやドキュメントの共有などを行うことができます。
社内wiki
「wiki」はハワイ語で「速い」を意味する「ウィキウィキ」を語源とする用語で、Webブラウザを通じて誰もが編集可能なWebサイトを指します。就業規則や議事録、業務マニュアルなどを共有できます。
社内SNS・ビジネスチャット
社内SNSやビジネスチャットなど、社内のコミュニケーションを活性化させるツールも利用可能です。記録が保存されるため、新たなプロジェクト参加者が履歴を追うこともできます。
イントラネットを導入するメリット
イントラネットを導入し、グループウェア、社内wiki、社内SNS・ビジネスチャットを利用することにより、次のようなメリットを期待できます。
業務効率化につながる
イントラネットによるリアルタイムな情報共有が実現すれば、複数の部署で重複した業務を行っていた、などの状況を防ぐことができます。また、資料をプロジェクト別に分類して共有しておけば、必要な資料を探して部署間を放浪することもなくなります。こうした効果が総じて業務効率化につながることが期待できます。
コミュニケーションが活発になる
自部署の業務内容や目標を他部署に向けて発信することで、部署間の理解が促進されるというメリットもあります。これにより、これまでの日本型の組織では困難と言われていた「横」のつながりを強化することができ、部署をまたいだ業務の円滑化や、より規模の大きな業務改善なども可能となるでしょう。
コストを削減できる
会社として従業員全員への周知が必要と判断して配布した書類でも、人によっては一瞥しただけで廃棄してしまう、ということも考えられます。イントラネットでの情報共有には、不要な書類の印刷を防ぐというペーパーレス化の効果もあるのです。また、会議室予約や有給休暇などの申請をデジタル化すればペーパーレス化を促進できます。
イントラネットを導入する際のポイント
では、効果的なイントラネット導入を実現するにはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。次にそのポイントを3つ紹介します。
現状把握とゴール設定を行う
導入する前に、まずは現在社内にどのような課題があるのかを認識し、どのような状態にしたいのかというゴールを設定することが必要です。業務を効率化したいのか、社内コミュニケーションを活性化したいのか、ペーパーレス化を進めてコスト削減を図りたいのか、それぞれのケースで自ずとアプローチは異なるはずです。
イントラネット構築の実作業は主にシステム担当部署が担うことになると考えられますが、まずは可能なかぎり多くの部署を巻き込んで慎重に検討を重ねましょう。
要件を整理する
現状把握とゴール設定が完了したら、続いてその実現に必要となるソリューションを整理し選定します。どのようなイントラネットを構築し、どのようなツールを導入するのか。具体的な要件を整理して構築計画を策定します。
費用対効果も考慮しながら、自社に合ったイントラネットを設計しましょう。
社内に定着するよう努める
どんなに優れたイントラネットを構築しても、利用者が少なかったり、適切に利用されなかったりすればその効果は限定的なものとなります。例えばファイル共有のスペースを用意したとしても、ファイルの保存場所が本人にしか理解できないとすれば役には立ちません。フォルダ分けや履歴管理に関するルールを定めて社内で共有しましょう。そして、どのように利用すれば効果的か、といった適切なアナウンスも必要となります。
社内ネットワーク構築におすすめのICTサービス
NTTPCでは、社内ネットワーク構築におすすめのICTサービスを多数提供中。イントラネットの構築の際にもお役に立ちます。
快適なネットワークを手軽に実現する「Master'sONE CloudWAN®」
NTTPCの「Master'sONE CloudWAN®」は、安全で快適なネットワークを手軽に実現できるサービス。
NTTグループで開発したSD-WAN（Software Defined Wide Area Network）技術を用いて、現在ご利用の物理回線をそのまま活かしながら仮想ネットワークを構成することで、ネットワークの課題をまとめて解決します。
特に「社内ネットワークが重くなってきて業務に支障が出ている」「リモートワークの拡大によりセキュリティに不安がある」「社内ネットワークの更改や運用・管理をするリソースが不足している」などの課題をお持ちの中堅・中小企業さまにお勧めです。
中小企業向けに適した機能を、シンプルな料金体系で提供。初期費用0円、最低利用期間1ヶ月間からスモールスタートできますので、イントラネットの導入を検討中の企業さまは、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回はイントラネットの仕組みや特長について説明しました。
また、イントラネットには「グループウェア」「社内wiki」「社内SNS・ビジネスチャット」などの用途があること、それにより業務効率化、コミュニケーションの活性化、コストの削減などの効果が得られることを紹介するとともに、導入には現状把握とゴール設定、案件整理、社内への定着が必要であることも解説しました。
リモートワークが普及し、従業員間の情報共有が問題となるなか、社外からもアクセスできるイントラネットを構築できればその波及効果は計り知れません。この機会に効率的なイントラネットの構築について、社内で話し合ってみてはいかがでしょうか。
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