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【電子メールアーカイブ】

  • メールアーカイブ

 電子メールアーカイブでもメールアーカイブでも同じ意味。ただし、ザックリと 2種類に分けることができる。

 まず、個人で電子メールソフトやウェブメールを使用している場合。受信したメールは、普通、受信トレイに保存される。しかし、そのままだと、どんどん増えて行く。

 そこで、不要なメールを削除したり、別のフォルダに移したりしている人が多いだろう。しかし、削除するとあとで必要になったときに困るし、管理が複雑になるのも望ましくない。

 そこで、長期保存用の専用の場所に移して保管し、必要になったときだけ、そこから読み出す仕組みが作られた。この専用の保管場所、あるいはこうした仕組みをメールアーカイブという。あとで必要なメールを探すときは検索機能を利用できる。

 紙の資料に例えると、受信トレイにあるメールは机の上のファイルに収められている状態。これを段ボール箱に入れて、「○○年分□□資料」などと書いて倉庫に移したのがメールアーカイブの状態。

 もうひとつのメールアーカイブは、企業等で送受信される電子メールをすべて傍受して保管する機能、あるいはそうした仕組み。

 ITの普及と並行して、企業に高いコンプライアンスが求められるようになってきた。また、従来は紙の資料が必須だった分野でも、電子メールの記録が有効になっている。たとえば、受発注の記録や裁判の証拠として認められるようになってきた。

 また今は、電子メールによる情報漏えいやコンプライアンス違反、その証拠の保全といったことも意識する必要がある。

 そのため、社内で送受信されるすべてのメールを自動的にコピーして保管しておく機能やソフトウェアが実用化してきた。企業向けの情報システムでは、こうした機能をメールアーカイブと呼ぶことがある。

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用語解説:下島 朗(株式会社エントラータ)監修

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