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【メールを残す】

 電子メールの受信設定に関する言葉。

 電子メールは、送信者のパソコンや携帯端末から受信者のパソコンや携帯端末に直接、送られるわけではない。個人や小規模事業者なら契約しているプロバイダー(ISP)のメールサーバーに、企業や組織なら自社で設置したり借りたりしているメールサーバーに、まず保管される。

 そして、一定のタイミング(数分程度が多い)で定期的かつ自動的に、メールサーバーに新しいメールが届いているか確認する。そして、新しいメールがあれば、それを手元のパソコンや携帯端末に引き出す。

 このとき通常は、メールサーバー内の電子メールが自動的に削除される。つまり、サーバーからパソコンや携帯端末に電子メールが移動したかたちになる。

 しかし、電子メールソフト(メーラー)の設定を変えることで、電子メールを受信してもサーバー内に残しておくことが可能だ。この場合、サーバー内の電子メールを手元のパソコンや携帯端末にコピーした状態になる。

 そして、この設定を「サーバーにメールを残す」という。逆に、通常の設定だと「サーバーのメールを削除する」ということになる。

 「メールを残す」設定にしていると、次のようなメリットがある。

1. ウェブメール等の方法を併用すると、あとから別のパソコンや携帯端末でメールサーバー内の電子メールを参照できる。

2. たとえば、会社のパソコンだけ「メールを削除する」設定にしておき、自宅や出先で使うパソコンは「メールを残す」設定しておくと、すべての受信メールを会社のパソコンに集約できる。

3. パソコンのトラブル等で手元の電子メール記録を失ったとき、メールサーバー内に残っているデータがバックアップになる。

 一方で、メールサーバーにも容量があるので、定期的に削除しないと満杯になって新しい電子メールを受信できなくなる。そこで、「メールを残す」設定にすると同時に、何日過ぎたら自動的に削除するといった設定を行うのが普通だ。

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用語解説:下島 朗(株式会社エントラータ)監修

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