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【電子ファイル】

  • 電子スクラップ

 電子スクラップでも電子ファイルでも、基本的には同じ。紙の書類や名刺をパソコンに取り込んで整理すること。

 パソコンや電子メールの普及で、オフィスのペーパーレス化が進むといわれて久しい。しかし、ワープロソフトや表計算ソフトで手軽に文書を作れるようになったため、むしろ書類が増えたという現実もある。

 印刷された書類を紙で保存しておくと場所をとるし、あとで探すのも大変だ。そこで、スキャナでパソコンに取り込んで整理しようという考え方がある。これを、電子スクラップとか電子ファイルと呼んでいる。電子ファイリングということもある。

 なお、パソコンが普及する前から、スキャナ機能とデータ保存機能を持った専用の事務機器が存在していた。この事務機器も、電子ファイルと呼ばれている。

 パソコンに取り込んだ書類は画像として保存される。人間には文書に見えても、パソコンにとっては白地に黒い模様がついた画像データにすぎない。そこで、それぞれの画像にキーワードを付けることで、あとで検索できるようにするのが一般的だ。

 画像のままだとデータ容量が大きいし、本文中の任意の単語で検索するといったこともできない。そのため、OCRソフトを使ってテキストデータに変換することもある。ただし、OCRの変換率が100%ではないので誤字も多い。その結果、うまく検索できないといったことも起きる。

 なお、パソコンで電子ファイルを実現するために、スキャナと連係して書類を読み込み、データを整理できる電子ファイルソフトが販売されている。また、専用の小型スキャナや住所録ソフトがセットになった名刺整理用の製品もある。

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用語解説:下島 朗(株式会社エントラータ)監修

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