パソコンに入力した文章を印刷して渡したり、ファクスで送ると「電子メールかフロッピーで」といわれることが多い。これは、つまり「テキストデータ（テキストファイル）でくれ」という意味だ。
だったら、一太郎やマイクロソフト・ワードといったワープロソフトのファイルで渡せばいいかというと、そうでもない。もちろん相手が同じワープロソフトを持っていればそれでもいい。しかし、違うソフトを使っているとか、パソコンの種類が違う場合は基本的に開けない（実際は、変換して開けることが多い）。
テキストデータは、パソコンに入力された文字だけの文章のこと。入力にワープロソフトを使ってもいいけど、保存するときにテキストデータの形式を指定する。ウィンドウズパソコンなら、ファイル名の後に「.txt」という拡張子が付く形式だ。
テキストデータ形式で保存したファイルをテキストファイルという。しかし、このあたりの区別はあいまいに使われることも多い。
テキストファイルは、すべてのワープロソフトで開くことができる。ウィンドウズに付属している「ワードパッド」や「メモ帳」、マッキントッシュの「シンプルテキスト」でも開ける。つまり汎用的な文書形式というわけだ。そのため、ウィンドウズパソコンからマッキントッシュへ文書を渡したり、ワープロ専用機の文書をパソコンへ移すときも使われてきた。
ただしテキストデータにすると、文字の種類（フォント）やサイズ、文字修飾（太字、斜体、下線など）やレイアウト情報（センター揃え、右寄せ、罫線、段組み、イラストなど）はなくなってしまう。必要なら、移した先のワープロソフト等でやり直す。
電子メールの本文も、普通はテキストデータになる。ワープロ文書などを送る場合は、添付ファイルにして送るのが一般的だ。
冒頭の話に戻ろう。パソコンに入力した文章は、簡単にテキストデータとして保存できる。しかし、印刷してしまうとパソコンが扱えるデータではなくなってしまう。テキストデータなら、受け取った側で修正や再利用ができるけど、印刷した文章やファクスで送られてきた文章は、もう一度、入力しないといけない。これはムダな作業だし、入力ミス（誤字脱字、変換ミス）が起こりやすい。
そのため相手もパソコンを使っているなら、テキストデータで渡す方がお互いに効率的だ。
用語解説：下島 朗（株式会社エントラータ）監修
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