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【グループウェア】

 その名のとおり、グループで使うソフトウェア。この場合のグループは、会社などの組織を指す。数人のオフィスから、数万人の多国籍企業まで、規模はさまざま。共通しているのは、コンピュータ・ネットワークが必要なこと。グループウェアは、コンピュータ・ネットワークの上で威力を発揮するソフトだ。

 代表的な機能は、電子メール、電子会議室、電子掲示板、文書共有、ワークフロー処理といったところ。このほか必要に応じて、スケジュール機能の共有や施設予約などに対応していることも多い。

 電子メール、電子会議室、電子掲示板は、インターネットや以前のパソコン通信で提供されてきたサービスと基本的に同じもの。ただし情報交換できるのは、基本的にその組織(グループ)内だけ。そうなっていないと社外秘の連絡などに使えない。ただし電子メールは、インターネットを通じて社外にも送受信できるのが普通だ。

 文書共有は、これまで各人が自分のハードディスクなどに保存していた資料を、みんなで共有できるようサーバーに置こうということ。これまで一人ひとりのノウハウだとか資料だと思われていたデータは、実は会社の財産だから、個人のパソコンや頭の中にしまっておくのではなく、みんなで有効活用しようという発想だ。

 最後のワークフロー処理は、グループウェアの最終目的ともいわれた機能。稟議書、交通費の精算、休暇届や引越し届けなど、これまで社内を巡回していた書類を電子データにして、コンピュータ・ネットワーク上で処理しようというもの。そのために電子的な印鑑ソフトなども作られた。

 ワークフロー処理を導入できると、出張先からノートパソコンで書類を見て決裁することができる。その結果、経営のスピードアップがはかれるといわれた。

 交通費の精算などは、出張した人が金額を打ち込めば、あとで経理の人が再入力する必要ない。そのため間違いも手間も減る。

 グループウェアは、うまく導入できれば大幅な効率アップがはかれる。しかし、そのために仕事の手順を変えなければならないケースもあった。仕事自体を改革する意識を持たないと、あまり活用できないことが多いともいわれた。

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用語解説:下島 朗(株式会社エントラータ)監修

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