【グループウェア】

　その名のとおり、グループで使うソフトウェア。この場合のグループは、会社などの組織を指す。数人のオフィスから、数万人の多国籍企業まで、規模はさまざま。共通しているのは、コンピュータ・ネットワークが必要なこと。グループウェアは、コンピュータ・ネットワークの上で威力を発揮するソフトだ。

　代表的な機能は、電子メール、電子会議室、電子掲示板、文書共有、ワークフロー処理といったところ。このほか必要に応じて、スケジュール機能の共有や施設予約などに対応していることも多い。

　電子メール、電子会議室、電子掲示板は、インターネットや以前のパソコン通信で提供されてきたサービスと基本的に同じもの。ただし情報交換できるのは、基本的にその組織（グループ）内だけ。そうなっていないと社外秘の連絡などに使えない。ただし電子メールは、インターネットを通じて社外にも送受信できるのが普通だ。

　文書共有は、これまで各人が自分のハードディスクやフロッピーディスクに保存していた資料を、みんなで共有できるようサーバーに置こうということ。これまで一人ひとりのノウハウだとか資料だと思われていたデータは、実は会社の財産だから、個人のパソコンやフロッピーや頭の中にしまっておくのではなく、みんなで有効活用しようという発想だ。

　最後のワークフロー処理は、グループウェアの最終目的ともいわれる機能。稟議書、交通費の精算、休暇届や引越し届けなど、これまで社内を巡回していた書類を電子データにして、コンピュータ・ネットワーク上で処理しようというもの。そのために電子的な印鑑ソフトなども作られた。

　ワークフロー処理を導入できると、決裁権のある人が出張しているため仕事が進まないということもなくなる。出張先で、ノートパソコンで書類を見て決裁すればいい。その結果、経営のスピードアップがはかれるとされている。

　それと交通費の精算などは、出張した人が金額を打ち込めば、あとで経理の人が再入力する必要ない。そのため間違いも手間も減る。

　グループウェアは、うまく導入できれば大幅な効率アップがはかれる。しかし、そのために仕事の手順を変えたりする必要もある。仕事自体を改革する意識を持たないと、あまり活用できないケースがあるといわれる。

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