導入事例

第一生命保険株式会社さま|業務アウトソーシング|導入事例

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通信管理ソリューション「トップクルーズ」を使って、数千回線の通信費仕分け業務が一日で完了

保険は人生設計に沿ったプランを選びたい。そのようなお客さまの気持ちに応え、契約者1人ひとりの具体的な人生計画とマネープランを提案・サポートするのが「お客さま第一主義」を掲げる第一生命保険株式会社さまの仕事です。全国に張り巡らされた通信ネットワークがお客さまの情報を集約・共有し、同社の業務を日々支えています。

しかし巨大化、複雑化したネットワークには、契約管理や請求業務の煩雑さがつきものです。そこで、同社では、通信回線の請求書を一本化し、仕分け業務などの省力化とともに運用管理の精度を向上させるためにNTTPCコミュニケーションズの「トップクルーズ」を取り入れました。

これまでの課題
  • 毎月60枚にわたる通信費請求書の仕分け・確認に手間がかかる
  • 払込票形式での支払業務負荷の軽減
  • 新規通信回線に関する契約経緯の調査に時間がかかる
  • 大量かつ複雑な回線契約がデータ化されておらず実態把握が困難
導入後の効果
  • 通信費請求の仕分け、支払い業務が簡素化し、1日で完了
  • 払込票形式での支払手続きの収束
  • 新規通信回線がグループ分けされ、調査が容易に
  • データ化された回線情報を自社開発DBにインポートして管理を充実

導入の背景と経緯 請求書の仕分け~支払いの業務負荷が問題に

第一生命保険株式会社さまは、国内に88支社と1400以上の支部などの拠点を持ち、従業員約5万5千人を擁する国内有数の保険会社です。約4万4千人を数える営業職が、お客さま一人ひとりのライフプランをシミュレートし、人生設計に最もふさわしい保険プランを組み立てるという地道な作業です。営業担当者が収集したお客さまの情報を本社システムに集約することで、いつでもお客さまに即したプランニングやサービスが提供できる体制を整えています。

こうしたシステムを下支えしているのが同社の通信ネットワークです。一般的な固定電話や携帯電話に関しての管理業務などは総務部門が担当しており、それ以外の通信回線についての契約や支払い業務などをIT企画部が担当しています。IT企画部の仕事は、そのほかにもシステムの企画や調整、ハードウェア / ソフトウェア保守、調達先のベンダとの取引管理など多岐にわたります。社内には約7万台のPC、約8千台のプリンタ、数百を数える各種システムがあり、総勢約 30名で切り盛りするIT企画部の業務負荷は年々高くなっていました。

そこで問題視された業務の1つが、膨大な数の回線の請求書の仕分け、支払い業務でした。歴史ある企業だけに古くからの通信回線が今でも使い続けられている一方で、毎月新たな通信回線が契約されています。

IT企画部の永森克彦次長は「古くからあるフレームリレー回線や専用線のほか、ブロードバンドVPN、フレッツ系各種ネットワークなどが次々と加わり、現在ではありとあらゆる種類の通信回線を契約しています」と語ります。実際に利用されている回線数だけでも2千回線を越え、待機系回線やシステムのテスト用回線を含めると膨大な数におよびます。

膨大な請求書処理で手一杯に

  • IT企画部 次長
    永森 克彦さま

  • IT企画部
    小林 恵子さま

「毎月特に困っていたのが、支払締切まで日数が少ない中での請求書の確認と仕分け作業でした」と同部で実際に仕分け業務などを担当されている小林さま。各種回線ごと、また通信キャリアごとにバラバラの期日で届いていた請求書は、毎月約60枚。重ねると数センチにもなる厚さです。「この請求書の束の仕分け作業を1人で行うと2~3日は拘束されてしまいました」と小林さまは当時を振り返ります。「特に新規回線が含まれている場合には追加で調査する必要が出るのでさらに時間がかかります。新規回線の請求書があるかどうかは、全ての請求書を仕分けてみないとわからず、この時間のかかる仕分けは、最優先の作業となっていました」。

また、「キャリアから送付される請求書が払込票形式であり、手続きが複雑でした。払込票形式では、社内オンラインシステムによる銀行振込ができません。そのため、IT企画部での支払い手続きの後、今度は経理課で再確認、経理課は銀行窓口を訪れて支払いを済ませるという面倒な流れで行うしかありませんでした」。こうした部門内にとどまらない業務負荷は、会社としても見逃せない課題になっていました。

そんな中、大手通信キャリアからの紹介でNTTPCコミュニケーションズ「トップクルーズ」を知ったのです。

導入の効果 仕分け~支払いの業務が合理化、通信回線の課題発見にもつながる

トップクルーズは、複数の通信キャリアからの通信料金請求を1本にまとめ、1期日に集約して支払いができるサービスです。しかも請求データはWeb 上でさまざまな視点から集計表示したり、レポート作成したり、CSV形式のデータとしてダウンロードできたりと、請求情報を必要に応じて管理できる機能があります。実は、このサービスは音声通話を取り扱う総務部門で先に導入されていました。その事実を知ったことでIT企画部にも導入にあたっての安心感が広がったようです。導入後は、すぐにその効果が表れました。

まずは60枚もの請求書仕分け作業からの解放です。「IT企画部で取り扱う請求書は1枚になり、請求内容はWebでその日のうちに確認することができるようになりました」と小林さま。請求内容が仕分けされた状態で請求内容が確認でき、IT企画部と経理課とで行っていた二重の確認作業が不要となりました。 2~3日かかっていた仕分けから支払いまでの流れが、今ではたった1日ですべて終了できるようになり、支払いも社内オンラインシステムを利用することができるようになりました。

「それに加えて回線契約がデータ化できたことが大きなメリットでした」と永森次長。トップクルーズでは13ヵ月分の過去データを参照できますが、同社では自社DBを作成し、更に長期間の請求履歴を把握し、かつ同時期に契約した回線を同じコード番号で管理することで、どのシステムにどれだけの通信コストがかかっているのかが把握できるようになりました。「トップクルーズの特長に組織情報を自由に設定してグループ毎の集計ができる点があげられます。当IT企画部では組織毎の分類ではなく、契約番号で回線を分類するよう工夫しました。これを資産管理情報と関連づけることで、同時に導入したハードウェアやソフトウェアがすぐにわかり、システムごとの通信コスト把握も迅速にできるようになりました」 (永森次長)。

もっとも、サービス開始当初には、「当社が求める形でのデータ出力ができなかったり、通信キャリア側の手違いなどによる回線の取込漏れが発生したりもしましたが、NTTPCコミュニケーションズではすぐにこちらの希望に合わせて対処してくれました」と小林さまは語ります。このような柔軟性もトップクルーズの特長といえるでしょう。

トップクルーズは、請求仕分けや支払い業務を合理化しただけでなく、同社の工夫によって膨大な量の回線把握を可能にし、より精密な回線管理につながりました。これにより古い回線のリプレースや実際には利用されていない回線を容易に探し出すことができ、「IT企画部として課題が見つけやすくなりました」と永森次長。トップクルーズは経理 / 会計上の課題にスピードで応えたのみならず、IT企画部としての本来の業務にも貢献することができたようです。

第一生命保険株式会社

本社:〒100-0006 東京都千代田区有楽町1-13-1
設立:1902年 (明治35年)創業
基金総額:4,200億円 (基金償却積立金を含む)
社員数:54,276名 (平成21年9月末現在)

創業から約110年の歴史を刻む日本最初の相互会社組織の生命保険会社。個人保険、個人年金保険、団体保険、団体年金保険を取扱い、総資産約30兆 5,000億円、保有契約高約222兆4,000億円の国内トップクラスの実績をもつ。「ご契約者第一主義」を経営理念に、顧客の生涯設計に基づいたパートナーとして「社会からの信頼確保」「最大のお客さま満足の創造」「職員・会社の活性化」の3方針による経営を行っている。
厳しい市場環境においても持続的な成長を実現するために、より柔軟な経営戦略を取り得る株式会社に組織を変更し、市場の規律に基づいた透明性の高い経営を目指すべく、株式を上場する。

URL: http://www.dai-ichi-life.co.jp/

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