「当社は、1971年の創業以来、データセンターを軸とした各種ITサービスを提供してまいりました。お客様専用回線をご提供するサービスも行っていますので、安心、安全にお使いいただけるよう、総務省届出電気通信事業者として登録しています。データセンター、全国にある事業所・支店・お客様専用回線を含めると保有する回線数は、数百回線にもなります。固定電話や携帯電話の請求書は2〜3日に一度の間隔で届き、口座振替の期日もバラバラで回線の管理は大変でした」と語るのは、財務本部で原価管理を担当する上窪晃さま。上窪さまは原価計算業務、外注処理業務、回線管理を主に担当されています。システム開発や業務のアウトソーシング事業では外注人件費などの管理が複雑で、コストの仕分けや売上／仕掛かりの報告書作成等には管理工数がかさみます。そのうえプロジェクトの登録管理なども重なり、業務の中断を余儀なくされる回線の請求書処理業務の負荷は悩ましい問題でした。

　キャリアごとにバラバラに届く請求書には、通信料金の他に新規回線導入の際の工事代金等も含まれ、会計処理上、通信費とその他の費目を仕分けしなければならず、経理伝票を1枚1枚起こすのは非常に手間がかかります。仕分け作業の際には、飛び抜けて高額な利用を行っている回線はないか、使われていない回線はないかのチェックも同時に行い、何か問題があれば、利用状況や契約条件などを確認しなければなりません。

　さらに手間がかかる仕事が、各部署へのコストの「按分」です。通信回線は必ずしも1部署1回線というわけにはいきませんから、複数の部署の通信料金がまとめて請求されることもあります。その場合、原価計算をするためには合計請求金額を利用部署に割り振る（按分）ことが必要になります。

　「例えばINS1500回線で30万円の請求があり、その回線を10部署で使ったとしても、単純に10で割ったコストを按分できるわけではありません」と上窪さま。部署の人数比や面積比などによってコストを按分しています。パーセンテージで按分するには表計算ソフトを利用していましたが、請求書は紙の状態で届くため、数字を手入力して計算処理する必要がありました。

　このような管理工数を少しでも減らせないものかと考えていた時に、同社が巡り会ったのがNTTPCの「トップクルーズ」でした。

●他の類似サービスと比較して利用料が格安で操作性が良い

　同社が回線管理工数削減のために比較検討したサービスは2つありました。1つは契約している通信キャリアの関連会社が提供している一括請求サービス、そしてもう1つがトップクルーズでした。しかし両者を比較すると、類似したサービス内容であっても、利用料金に大きな差がありました。「トップクルーズと他のサービスとでは、ひと月に数万円の差があり、その点は大きな魅力でした」と上窪さま。

　トップクルーズを選んだ同社は、従来の請求〜支払いの管理プロセスを大きく変更することになりました。とはいっても、請求書の名義の変更や送付先の変更、回線の開通に関連する手続きなどは、NTTPCがサポートしてくれたため、実際の手間はほとんどありませんでした。

　導入が容易に済んだのには、トップクルーズの画面や設定項目、マニュアルのわかりやすさも寄与したようです。「まずは画面で操作してみて、わからないところがあればマニュアルを見る、というやり方で簡単に操作することができました。1000人規模でも、1人で十分に管理できるということがわかりました。また、この業務を誰かに引き継ぐ場合にも、これなら簡単にできると思います」（上窪さま）。

　トップクルーズの導入により、回線の請求に関わる管理工数は大きく削減できました。そのポイントは4つあります。
　1つ目のポイントは、回線に関する管理作業が月に1回で済むようになったことです。従来は他の業務の間に頻繁に回線関連の作業をはさむ必要があったのですが、請求が一本化されたことにより、業務効率は格段に上がりました。

　２つ目のポイントは、トップクルーズの特長である「組織情報設定」機能を利用することにより、通信費を部署ごとに金額を割り振って出力できるようになったことです。従来は請求書1枚ごとの処理の為、2〜3日かかっていた作業が、現在ではデータをダウンロードして印刷するだけの作業になり、全部署へのコスト按分作業は、わずか半日で終わってしまいます。

　3つ目のポイントは、請求書が電子化されたことと、データが設定したフォーマットでダウンロードできるようになったことです。必要なときにいつでも請求書がプリントできるようになり、従来の紙の請求書を取り扱うときに起こりがちだった汚損・紛失などのミスがなくなりました。また必要な情報を選び、並び順などを決めてフォーマットを登録すれば、そのまま報告書としても使える集計データが手に入るようにもなりました。

　４つ目のポイントは、特に高額な通信料の回線や、未使用の回線があれば、それらがすぐに発見できるようになったことです。従来は請求書を綿密に調べて発見しなければならなかった情報が、現在ではごく簡単な操作で抽出できるようになりました。

　「キャリア側のサービスとして一部の管理業務はWebを使ってできるようにはなっていますが、操作性の面ではトップクルーズのように簡単ではありません」と上窪さま。「トップクルーズは明細参照ができますので、例えば高額な請求が続く回線に関しては、従量プランから定額プランに変更したほうが良いといった判断が即座にできるようになりました。業務部門へプラン変更などの的確なアドバイスができるようになり、コスト削減につながっています。」

　また、「原価計算業務などの仕事は月初めに集中します。トップクルーズは毎月23日前後に請求情報が入手でき、忙しくなる前に回線管理関係の仕事を終えられるので助かっています」（上窪さま）。

　上窪さまは、今後さらに細やかな管理をされたいようです。「各部署へのコスト按分の際、現在のトップクルーズの機能である1％単位での設定ではなく25.1％といったコンマ以下の設定も可能になれば、部署の人数比・面積比が細かく反映され、より正確な按分、原価計算が可能となります。」と、トップクルーズを利用した管理機能向上のアイデアは尽きないようです。

　適切な原価管理はときには企業競争力に直結します。ところが回線は請求処理業務だけになりがちです。利用部署単位の通信明細までを管理してはじめて、無駄を省いた合理的な管理になりますが、そのために管理コストをかけては本末転倒です。管理コストを最小限にしながら、詳細な管理を行うための仕組みとしてアイネットさまに選ばれたのがトップクルーズです。このサービスが原価管理部門でのコア業務に使える時間を増やすことにも貢献しています。