第一生命保険株式会社さまは、国内に88支社と1400以上の支部等の拠点を持ち、従業員約5万5千人を擁する国内有数の保険会社です。約4万4千人を数える営業職が、お客さま一人ひとりのライフプランをシミュレートし、人生設計に最もふさわしい保険プランを組み立てるという地道な作業です。営業担当者が収集したお客さまの情報を本社システムに集約することで、いつでもお客さまに即したプランニングやサービスが提供できる体制を整えています。

　こうしたシステムを下支えしているのが同社の通信ネットワークです。一般的な固定電話や携帯電話に関しての管理業務等は総務部門が担当しており、それ以外の通信回線についての契約や支払い業務等をIT企画部が担当しています。IT企画部の仕事は、そのほかにもシステムの企画や調整、ハードウェア／ソフトウェア保守、調達先のベンダとの取引管理など多岐にわたります。社内には約7万台のPC、約8千台のプリンタ、数百を数える各種システムがあり、総勢約30名で切り盛りするIT企画部の業務負荷は年々高くなっていました。

　 そこで問題視された業務の１つが、膨大な数の回線の請求書の仕分け、支払い業務でした。歴史ある企業だけに古くからの通信回線が今でも使い続けられている一方で、毎月新たな通信回線が契約されています。

　 IT企画部の永森克彦次長は「古くからあるフレームリレー回線や専用線のほか、ブロードバンドVPN、フレッツ系各種ネットワークなどが次々と加わり、現在ではありとあらゆる種類の通信回線を契約しています」と語ります。実際に利用されている回線数だけでも2千回線を越え、待機系回線やシステムのテスト用回線を含めると膨大な数に及びます。

●膨大な請求書処理で手一杯に

　「毎月特に困っていたのが、支払締切まで日数が少ない中での請求書の確認と仕分け作業でした」と同部で実際に仕分け業務などを担当されている小林さま。各種回線ごと、また通信キャリアごとにバラバラの期日で届いていた請求書は、毎月約60枚。重ねると数センチにもなる厚さです。「この請求書の束の仕分け作業を1人で行うと2〜3日は拘束されてしまいました」と小林さまは当時を振り返ります。「特に新規回線が含まれている場合には追加で調査する必要が出るのでさらに時間がかかります。新規回線の請求書があるかどうかは、全ての請求書を仕分けてみないとわからず、この時間のかかる仕分けは、最優先の作業となっていました」。

また、「キャリアから送付される請求書が払込票形式であり、手続きが複雑でした。払込票形式では、社内オンラインシステムによる銀行振込ができません。そのため、IT企画部での支払い手続きの後、今度は経理課で再確認、経理課は銀行窓口を訪れて支払いを済ませるという面倒な流れで行うしかありませんでした」。こうした部門内にとどまらない業務負荷は、会社としても見逃せない課題になっていました。

　 そんな中、大手通信キャリアからの紹介でNTTPC「トップクルーズ」を知ったのです。

　トップクルーズは、複数の通信キャリアからの通信料金請求を1本にまとめ、1期日に集約して支払いができるサービスです。しかも請求データはWeb上でさまざまな視点から集計表示したり、レポート作成したり、CSV形式のデータとしてダウンロードできたりと、請求情報を必要に応じて管理できる機能があります。実は、このサービスは音声通話を取り扱う総務部門で先に導入されていました。その事実を知ったことでIT企画部にも導入にあたっての安心感が広がったようです。導入後は、すぐにその効果が表れました。

　まずは60枚もの請求書仕分け作業からの解放です。「IT企画部で取り扱う請求書は1枚になり、請求内容はWebでその日のうちに確認することができるようになりました」と小林さま。請求内容が仕分けされた状態で請求内容が確認でき、IT企画部と経理課とで行っていた二重の確認作業が不要となりました。2〜3日かかっていた仕分けから支払いまでの流れが、今ではたった1日ですべて終了できるようになり、支払いも社内オンラインシステムを利用することができるようになりました。

　 「それに加えて回線契約がデータ化できたことが大きなメリットでした」と永森次長。トップクルーズでは13ヵ月分の過去データを参照できますが、同社では自社DBを作成し、更に長期間の請求履歴を把握し、かつ同時期に契約した回線を同じコード番号で管理することで、どのシステムにどれだけの通信コストがかかっているのかが把握できるようになりました。「トップクルーズの特長に組織情報を自由に設定してグループ毎の集計ができる点があげられます。当IT企画部では組織毎の分類ではなく、契約番号で回線を分類するよう工夫しました。これを資産管理情報と関連づけることで、同時に導入したハードウェアやソフトウェアがすぐにわかり、システムごとの通信コスト把握も迅速にできるようになりました」（永森次長）。

もっとも、サービス開始当初には、「当社が求める形でのデータ出力ができなかったり、通信キャリア側の手違いなどによる回線の取込漏れが発生したりもしましたが、NTTPCではすぐにこちらの希望に合わせて対処してくれました」と小林さまは語ります。このような柔軟性もトップクルーズの特長といえるでしょう。

　トップクルーズは、請求仕分けや支払い業務を合理化しただけでなく、同社の工夫によって膨大な量の回線把握を可能にし、より精密な回線管理につながりました。これにより古い回線のリプレースや実際には利用されていない回線を容易に探し出すことができ、「IT企画部として課題が見つけやすくなりました」と永森次長。トップクルーズは経理／会計上の課題にスピードで応えたのみならず、IT企画部としての本来の業務にも貢献することができたようです。